E’ possibile lavorare bene in Italia con lo “Smart Working” ?


Alla presentazione della ricerca dell’Osservatorio “Smart Working” della scuola di amministrazione del Politecnico di Milano, sono presenti come sempre quasi 200 persone e altrettanti sono online collegati al video streaming. La scelta di non costringere le persone a muoversi ma dare la possibilità di seguire l’evento dall’ufficio o da casa è in linea con la modalità di lavoro promossa da questo osservatorio e dai suoi partners.
Mariano Corso, Ordinario di Organizzazione e Risorse Umane del Politecnico di Milano e responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working, che ha presentato i risultati della survey realizzata su 200 manager italiani, focalizzandosi su tre aspetti che insieme definiscono il profilo del cosiddetto “Smart Working”: l’organizzazione flessibile dello spazio e dell’orario di lavoro, il supporto dato dagli strumenti ICT e il cambiamento degli spazi fisici all’interno delle imprese, che in molti casi, fra cui Microsoft, è un ottimo punto di partenza per l’innovazione del lavoro. Personalmente ho sempre lavorato così o quasi, prima in Accenture con le postazioni di ufficio “prenotabili”, i “cubotti” per mettere la propria poca carta rimasta e tante risorse accessibili attraverso il portale intranet. Sempre da consulente, solo in lunghi progetti presso i clienti potevo aspirare ad avere una scrivania quasi fissa, comunque anche qui per motivi di spazio quando qualcuno era assente altri occupavano la postazione libera. In Microsoft, lavorando tra Torino e Milano, da subito ho imparato, anzi ho continuato ad avere le mie cose in spazi “virtuali” più che reali, anche se una scrivania assegnata fino al trasloco nella nuova sede di Peschiera Borromeo l’ho avuta. Successivamente tutte le postazioni e gli uffici sono diventati flessibili e assegnabili su prenotazione in base alle esigenze. Da sempre però Microsoft ha offerto ai dipendenti la linea Adsl veloce, la chiavetta internet e tutti gli strumenti, come la Unified Communication per essere reperibili ovunque e lavorare da casa. Quando ho creato Cloudea, utilizzando i servizi Cloud per la produttività di Office 365 la flessibilità dello spazio è diventata naturale e oggi tutti i documenti sono scannerizzati immediatamente all’arrivo e conservati su SharePoint Online accessibili ovunque. I colleghi, ma anche i collaboratori esterni, i clienti e alcuni fornitori sono integrati nella rete di comunicazione di Lync Online per cui le comunicazioni sono immediate e sicure. Skype viene anche utilizzato ma solo per le comunicazioni relative alla vita privata. Le caselle mail di Exchange online che mi seguono ovunque come i calendari ed i contatti condivisi con i colleghi permettono di essere disponibili immediatamente per i clienti anche quando viaggio. In pratica ho imparato a dividere gli luoghi di lavoro dal punto di vista della rumorosità dell’ambiente o della disponibilità di internet veloce per fare riunioni online, che sono giornaliere, piuttosto che per posizione fisica di ufficio. Quando serve utilizziamo un ufficio “in affitto” potenzialmente disponibile in qualsiasi città e se non ci sono visite da clienti o eventi a cui bisogna presenziare di persona, si lavora da casa. Cloudea è per nascita e scelta una società dove lo Smart Working è l’unico modo possibile di lavoro e devo dire che questo è apprezzato da tutti.

Intanto vedo intorno aziende che sono organizzate e lavorano con strumenti vecchi e modalità lontane, lamentando una produttività sempre più bassa e difficile da comparare con i concorrenti stranieri che sono tecnologicamente più attrezzati per lavorare con nuovi processi ed organizzazioni più efficienti. Ci sono troppi miti da distruggere per arrivare ad essere veramente efficienti ed efficaci lavorando in modo nuovo. Primo fra tutti “il tempo”; l’orario del lavoratore “smart” deve essere flessibile. Non tutti però lo possono essere, perché alcuni lavori legati alla produzione e quindi alle macchine, oppure quelli legati “al pubblico” devono avere la certezza dell’orario. Una buona parte di attività invece se si scollegano dai ritmi sincroni, ma utilizzano anche strumenti asincroni, come accessi alle informazioni in qualsiasi momento della giornata, e ovunque, possono diventare temporalmente flessibili. Il loro controllo, che ci deve essere deve però essere regolato da obiettivi e non dalla presenza in un luogo o online per un certo tempo. L’altra dimensione che deve essere considerata diversamente è lo spazio: con gli strumenti giusti lo spazio per i lavoratori delle informazioni, non esiste come vincolo.

In realtà non è cosi’ perché ci sono spazi idonei e connessi ed altri meno idonei e meno connessi online. Ci sono spazi per riunioni, per eventi o per concentrarsi, spazi comodi senza necessità di viaggi, e spazi scomodi ma necessari per stringere la mano a persone e guardarle negli occhi. Insomma il concetto di spazio diventa funzionale alla tipologia di lavoro o relazione che si vuole svolgere. Le aziende che hanno realizzato lo smart working hanno aumentato la produttività perché le persone avendo più servizi e flessibilità lavorano più serene, hanno ridotto alcuni costi e complessivamente poiché la tecnologia costa sempre meno degli spazi reali, risparmiato. E’ il segreto di pulcinella per essere competitivi oggi, ma allora perché molte aziende non hanno progetti di innovazione che vanno in questa direzione. Perché gli imprenditori per primi non lo applicano alla propria vita lavorativa e di conseguenza neanche la maggior parte dei manager di conseguenza non si sente la necessità di cambiare modo di lavorare in molte aziende, salvo poi lamentarsi del calo di produttività? Dall’osservatorio e dalla ricerca presentata al pomeriggio da Doxa si comprendono tutte le problematiche collegate. Per il momento gli esempi realizzati sono di grandi aziende: Tetrapack, Barilla tra i vincitori del premio del MIP.

In sintesi ogni cambiamento sulle persone è complesso e richiede molto lavoro di formazione che oggi nessuno viole affrontare essendo altre le urgenze. La ricerca dell’osservatorio ci svela i benefici realizzati da chi l’ha adottato ed i blocchi al cambiamento di chi invece non l’ha fatto. L’executive summary come sempre è accessibile tra qualche giorno gratuitamente da www.osservatori.net, ed il report completo per gli utenti premium abbonati. Gli strumenti per realizzare lo smart working lo trovate su www.cloudea.it e www.cloudea.net e noi siamo a disposizione per qualsiasi aiuto a realizzare i progetti di innovazione in tale direzione.

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