La produttività: The Art of doing things faster and better!


La produttivita’ e’ un Arte che permette alle persone di agire in modo piu’ efficiente ed efficace di altri nella gestione del proprio lavoro, della propria vita per quanto riguarda gli aspetti organizzativi del tempo. Ovviamente non coinvolge la sfera di sentimenti pero’ alcuni aspetti come la creativita’ possono aiutare a trovare soluzioni innovative che aumentano la propria produttivita’. Per produttivita’ personale si intendono i processi strutturati che ognuno utilizza per gestire il proprio tempo. Nelle organizzazioni l’impatto driver processi di gestione dell’ efficienza personale e’ mediato dalle relazioni tra i processi degli altri membri dell’ organizzazione e non esiste nessuna regola che dimostri che la somma delle produttivita’ individuali corrisponda alla produttivita’ dell’ organizzazione. Per agire sulla produttività delle organizzazione oltre che sulla produttivita’ delle persone che la compongono e’ necessario agire sugli aspetti relazionali e quindi sui processi di comunicazione e collaborazione delle organizzazioni. Un semplice esempio. Un gruppo di persone deve completare il documento, il tempo di percorrenza del documento non è solo commisurabile alla produttività di ogni persona impegnata nella sua compilazione, ma anche alla velocità con cui le persone comunicano tra di loro. I processi di comunicazione e collaborazione si danno per scontati e le persone utilizzano al lavoro spesso strumenti a cui sono abituati anche nella vita privata come il messenger, non avendo spesso in alternativa strumenti professionali.

La visione Tayloriana della produttività descrive una catena di montaggio in cui tutte le persone si adeguano ai ritmi imposti dalla fabbrica. Oggi non può essere così pertanto non basta inserire il workflow documentale per aumentare la produttività, ma senza dubbio sono necessari strumenti aziendali di Business productivity oltre a apparati come PC e Smartphone adeguati all’evoluzione della tecnologia. Io credo che investire in produttività non sia sono investire in tecnologia ma senza dubbio essere aggiornati ed utilizzare sistemi professionali aiuta molto le persone a lavorare in modo più produttivo. Come si misura il ritorno su questi investimenti invece è ancora molto difficile da stabilire. Senza dubbio è più semplice collegare il ritorno all’esecuzione di processi particolarmente importanti per l’organizzazione che se eseguiti in modo più produttivo evidenziano il ritorno dell’investimento ma ogni azienda ha i suoi processi sensibili. Ad esempio una azienda petrolifera che debba nelle consociate estere gestire in modo più produttivo una Joint Venture per l’estrazione del grezzo con i sui partner, ha un processo molto sensibile che ogni mese avviene, in gergo è denominato “chiamata fondi” dove i fondi sono milioni di $ che devono essere recuperati dai partner in business a fronte di spese anticipate e documenta te nel mese. Ebbene se si impiegano 1, 2 o 3 settimane nella compilazione del documento di richiesta fondi cambia la remunerazione finanziaria visto che i soldi anticipati sono tanti. Quindi quando presentai i processi di comunicazione e collaborazione evoluti di Microsoft al responsabile delle Operation di Eni il suo commento fu: questo ci farebbe risparmiare alcuni centesimi di $ al barile nell’estrazione del greggio. Un manager che conosce ottimamente i processi della sua azienda non ha difficoltà a vedere come i sistemi efficaci di produttività basati sulla collaborazione possano essere efficaci e dove conviene investire.

La produttività aziendale quindi è differente da quella personale e ci vogliono entrambe per ottenere un elevato livello di produttività nelle organizzazioni. L’impatto poi che la produttività aziendale ha comunque si può misurare sempre in tempo risparmiato nei processi sensibili che consumano risorse sia personale che altro. Non basta fare semplicemente il costo orario della persona per il tempo risparmiato anche se questo indicatore seppur basico da una sensazione di come il ritorno dell’investimento possa essere ampio. E’ necessario misurare come nelle fabbriche il tempo di esecuzione dei processi sensibili end to end. Ad esempio quanto ci impieghiamo adesso che utilizziamo un nuovo sistema di collaborazione a completare le offerte ai clienti rispetto a prima. E’ necessario impostare qualche KPI non monetaria che sia significativa, misurarla prima e dopo l’investimento.

Ma cosa sono gli investimenti in produttività? Tutti sanno cosa sono gli investimenti nei sistemi informatici gestionali ma pochi sanno che l’obiettivo di essi non è l’aumento di produttività delle persone, ma solamente l’aumento e la semplicità del controllo dei risultati aziendali. I sistemi ed i processi gestionali sono indispensabili per il corretto funzionamento dell’impresa; una volta consolidato il sistema gestionale, l’azienda deve porsi il problema della produttività, perché spesso i sistemi di controllo hanno diminuito la produttività dei processi perché costringono le persone ad un maggiore overhead di lavoro in processi strutturati e controllati che sono più pesanti da gestire di prima, anche se come dicevo indispensabili. A questo punto il recupero di produttività si deve fare con l’adeguato inserimento di sistemi di gestione condivisa delle informazioni e sulla collaborazione documentale, in modo che tutti i form ed i documenti richiesti dal nuovo sistema gestionale siano compilati e gestiti con il minor impegno possibile dalle persone. Ecco la necessità di sovrapporre al sistema gestionale il sistema ed i processi di produttività che si basano su strumenti Office evoluti che comprendono mail, collaboration documentale, content management Unified Communication, Business Intelligence, utilizzabili anche via web ed in mobilità con lo Smartphone. Le persone come sono addestrate ad utilizzare il sistema gestionale possono essere adeguatamente addestrate ad utilizzare in modo efficace il sistema di produttività aziendale, per ottenere il massimo ritorno dall’investimento fatto. Esistono sul mercato diversi fornitori di questi sistemi ma i migliori sono senza dubbio Microsoft e IBM, con una differenza sostanziale, l’integrazione con il mondo Office sul desktop che Microsoft valorizza al massimo mentre IBM minimizza.

Dal punto di vista di gestione di sistema informativo però la coerenza delle applicazioni Microsoft rispetto alla necessità di investimento in integrazione degli strumenti IBM pone il primo in una posizione di assoluto vantaggio per i sistemi di produttività. Oggi ci potrebbero anche essere delle scelte differenti come Google.com con Google Docs, rinunciando però a tante funzionalità che sono presenti solo nel mondo Microsoft, a favore di un costo di avviamento inferiore. Alternativamente sono molto interessanti i sistemi di Microsoft online che coniugano la riduzione dell’investimento con la completezza di strumenti.

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