Dai canali di comunicazione alla piattaforma, una sfida per HR


Un anno fa in occasione della preparazione alla SharePoint conference 2010 di Marzo scrivevo questo post che riporto integralmente;

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Documenti, documenti, documenti,……e quindi “gestione documentale”, problema da risolvere; ma siamo sicuri che tutta la nostra conoscenza e le informazioni debbano essere contenute in documenti? Oggi che la conoscenza planetaria è sul web, nelle nostre povere organizzazioni di business siamo sommersi da documenti, ma anche mail, fogli excel etc… Poco importa se sono cartacei o digitali, anche se la gestione dei documenti digitali è di gran lunga meno onerosa, quello di cui non riusciamo a liberarci è la “conoscenza documentale”. 

Eppure la nostra testa non ragiona per documenti ma per hyperlink!! Allora perché ci ostiniamo a organizzare i processi con i documenti invece che con le informazioni su web, su wiki, blogs etc…? L’inerzia organizzativa rispetto alle persone è ormai nota, ma mai come in questo periodo storico di innovazione continua le persone sono pronte a gestire e trasferire il proprio patrimonio di competenze ed informazioni con strumenti collegati ad internet, che nelle organizzazioni di business si traduce in  SharePoint che per certi versi è l’Office del futuro. Ad esempio Office 2010 è anche web, utilizzabile con un semplice browser, sarà un caso? No che non lo è, ormai tutto deve essere accessibile con il browser e la stessa conoscenza, le persone con cui comunicare lo sono, con SharePoint. Quindi “meno gestione documentale” e più “condivisione della conoscenza e delle informazioni via web” all’interno delle organizzazioni, più html meno .docx. I benefici sono enormi perché con la navigazione e la ricerca delle informazioni la velocità con cui si trasferiscono e si acquisiscono le informazioni e le conoscenze è enormemente superiore a quella attraverso i documenti, ad esempio non è necessario aprire il documento e leggere sequenzialmente, ma è sufficiente navigare i percorsi liberi e approfondire le cose che veramente servono, ed in breve tempo, trovare le informazioni giuste al momento giusto o viceversa attrarre l’attenzione delle persone sulle cose importanti. Tutte cose che con i documenti è più difficile fare. Non dico con ciò che il documento scomparirà, ma anch’esso sarà un mezzo collegato alle informazioni in rete, contenete hyperlink, pubblicato su web e naturalmente condiviso, magari preparato da più persone in contemporanea con Office 2010 e SharePoint 2010 con la nuova funzione di co-authoring.

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Cito questo blog perché solo recentemente in una discussione con un amico, Alvaro Busetti, anche lui interessato di Enterprise 2.0, abbiamo disquisito sul tema della valorizzazione della conoscenza nelle organizzazioni e sul ruolo della funzione HR e delle tecnologie collegate.

In effetti nonostante il primo scritto che cita Enterprise 2.0 risalga al 2006, siamo ancora molto lontani, perlomeno nella realtà italiana, dal saper cogliere le opportunità che le tecnologie informative offrono ormai da anni. In particolare non esiste una metodologia strutturata che aiuti i gestori delle risorse umane nel cammino verso una reale valorizzazione delle competenze che superi i limiti organizzativi traguardando le persone e non i ruoli. Dal punto di vista tecnologico il corrispondente è la mancanza di un approccio integrato che sappia trasformare i canali di comunicazione separati: e.mail, gestione documentale, sms, chat, intranet e web in una piattaforma unica di gestione delle informazioni.

Sul piano del business come sul piano dell’ICT il lavoro da fare è ancora grande soprattutto in termini di consapevolezza dei manager verso l’importanza delle persone e delle loro conoscenze e competenze non codificate da ruoli. La possibilità di scrivere le informazioni in una bacheca sul profilo, o in un wiki o blog, come avviene su internet rispetto al canale e.mail che per definizione è privato e chiuso, aprirebbe opportunità di condivisione della conoscenza importanti. In fondo il patrimonio di conoscenza che hanno le persone in una organizzazione dovrebbe arricchire tutta la comunità, mentre i canali per loro stessa struttura confinano la comunicazione all’interno della relazione 1:1 o 1 a pochi.

Faccio un esempio che spiega cosa intendo: supponiamo che facebook sia una piattaforma aziendale per la collaborazione. In essa lo strumento mail esiste, ma non è quello che viene utilizzato in modo primario. Su FB il comportamento tipico è inviare un messaggio privato appunto se si vuole comunicare “in privato” con una persona o con una lista, diversamente la maggior parte delle comunicazioni avvengono in modo pubblico condiviso, utilizzando la bacheca delle persone o i post su proprio profilo. Questo stravolge e accelera il sistema di collaborazione aziendale e significa che proprio perché io lavoro per una organizzazione, e quindi faccio parte di un Private Enterprise Social Network, che in pratica sono i miei colleghi, le mie informazioni sono patrimonio comune, quelle che intendo condividere, mentre per eccezione ho anche dei canali di comunicazione privati come i messaggi. Oggi invece è esattamente il contrario. La maggior parte delle informazioni fluisce su canali privati come le mail e sono poche sono postate sulla Intranet….come vedete la strada verso una collaborazione efficace è ancora lunga, e credo che i direttori HR prima ancora dell’ICT debbano farsi portavoce di un nuovo modo di “vivere” l’organizzazione più consono alle regole dell’Enterprise 2.0.

Servono modelli organizzativi completamente di versi non basati su ruoli ma basati sulle persone, scollegando il ruolo, che è un entità definita dal processo, dalla persona  che lo ricopre, magari solo provvisoriamente. Esempio: oggi una persona ricopre 1 ruolo, domani come nel progetti una persona può lavorare per più ruoli interni in base alle proprie capacità e fare parte di più network. I ruoli continuano ad essere collegati ai processi di gestione del business ma le persone non sono più univocamente collegate al ruolo, ma sono gestite in modo da svolgere più ruoli appaganti per loro perché con essi riescono a dimostrare le proprie capacità e valore. In questo contesto le informazioni sono patrimonio comune delle persone, dei network e delle comunità di interesse e condivise in wiki e blog sulla intranet in modo naturale mentre sono se si vuole comunicare in modo “privato” si usa un canale.

I benefici di una organizzazione aperta anche sono all’interno dei confini societari è enorme perché le persone sarebbero valorizzate al massimo perché non esistono più sacche di potere privato basate su conoscenza non condivisa. Esattamente quello che oggi molti cercano di scardinare perché hanno riconosciuto nella mancanza di condivisione il maggior limite alla sopravvivenza sul mercato delle società,  nei momenti di riconversione come questo, in cui le idee e le innovazioni sono le uniche strade per emergere.

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