Impatto economico di Office 2010


Better together, meglio insieme dice Forrester di Office 2010 e Sharepoint e lo dimostra anche in uno studio di cui trovate qui la presentazione. In sintesi la società di analisti americana ha applicato la sua metodologia TEI (Total Economic  Impact) che consiste in:

  • raccogliere le informazioni dalle ricerche di mercato
  • intervistare le persone di prodotto di Microsoft
  • intervistare in profondità persone di 7 organizzazioni che utilizzano Office 2010 a partire dalla versione beta
  • creare un modello organizzativo che raggruppa le caratteristiche rilevate insieme e popolare il modello finanziario collegato
  • finalizzare i report sui costi e benefici emergenti dal modello finanziario costruito sulle interviste e raccolta dati nelle organizzazioni che usano Office 2010

Questa metodologia forse è l’unica che permette di rappresentare economicamente in modo abbastanza oggettivo le quantità che emergono dal risparmio qualitativo in produttività che spesso vediamo ma non riusciamo a giustificare. I risultati sono importanti perché emerge che nella organizzazione studiata di 5.000 utilizzatori di Office 2007, la migrazione ad Office 2010 porta, secondo Forrester  ad un beneficio di 9M$ in 3 anni (risk adjusted) contro un costo di 1,6M$ con un payback di 5 mesi dell’investimento. Non a caso si studia il periodo di 3 anni perché è il periodo di innovazione di Microsoft, che ogni circa 3 anni lancia un nuovo Office, dove per Office ormai si intende la suite che comprende SharePoint.

Quali sono i principali benefici quantitativi misurati (valori senza risk adjustments)?

  • l’impatto del co-authoring con benefici stimanti in 6,7M$
  • l’impatto dell’uso del nuovo One Note con benefici per 2M$
  • l’impatto dell’eliminazione di video/foto editing tools di terze parti per 70k$
  • l’impatto delle altre nuove funzionalità insieme per 13M$

Ma perché questi grandi numeri: perché in questa tipologia di analisi entra sempre il “costo del lavoro” che è alla base degli studi di produttività. Il costo delle ore lavorate delle persone è un elemento che nel mondo anglosassone è rilevante nelle analisi economiche di investimento, quindi il risparmio in ore lavorate diventa beneficio economico evidente con l’utilizzo delle nuove tecnologie. In sintesi il messaggio finale è questo: se si innovano le tecnologie Office ogni 3 anni e si rinnova l’Enterprise Agreement con Microsoft, a cui vanno aggiunti i costi di deployment cioè di rinnovamento del software e hardware necessari per utilizzare i nuovi prodotti, i benefici sono ampiamente superiori e si ripagano in pochi mesi per organizzazioni di grandi dimensioni. Questo perché moltiplicare le ore risparmiate e valorizzate al costo del lavoro per il numero delle persone porta a grandi numeri.

E in Italia? Da noi purtroppo la produttività non è un elemento discriminante nelle scelte degli investimenti perché il costo del lavoro è considerato una invariante, anzi aumentare la produttività a volte crea problemi di organizzazione del lavoro perché ruoli e mansioni potrebbero cambiare aumentando di livello dal momento che i lavori più ripetitivi sono automatizzati. Quindi alle persone che paghiamo cosa facciamo fare se svolgono il lavoro troppo in fretta? Va da se che gli altri paesi aumentano il divario in produttività e noi andiamo sempre più indietro nelle classifiche internazionali. Questo modo di pensare purtroppo è molto più radicato di quello che si crede ed è il motivo per cui quando si analizzano gli investimenti in tecnologia si prendono in considerazione i costi ed i risparmi in software, hardware e consulenza, ma quasi mai l’impatto in risparmio di costi che questi investimenti potrebbero avere sulle persone. Le funzioni aziendali come AFC e HR dovrebbero entrare di diritto nelle scelte ICT per permettere di misurare il beneficio degli investimenti in innovazione e fare ripartire la produttività delle organizzazioni.

La intranet è uno degli investimenti che dovrebbe essere soggetta a questo tipo di studi preventivi e di  misurazione successiva per valutarne gli innumerevoli benefici e continuare con gli investimenti verso l’Enterprise 2.0.

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