Concludo la serie con un post che parla dei processi aziendali e dell’impatto degli strumenti Social sul loro livello di produttività . Per fare questo parto da una bella riflessione di Steve Russell che scrive su www.endusersharepoint.com . Steve dice, ed io concordo, che nelle organizzazioni oggi ci sono dei vincoli all’aumento di produttività legati a modi di lavorare obsoleti che non hanno più ragione di essere con le tecnologie odierne e solo se si sbloccano questi ostacoli si aumenta veramente la produttività delle persone. I blocchi che lui identifica sono i seguenti:
1. Operazioni ripetitive – Ripetizione delle attività: da un cliente, una transazione o un evento a un altro, l’automazione delle operazioni nei processi consente di migliorare la produttività.
2. Informazioni mancanti o incomplete – Tempi di attesa: ogni dipendente di un’azienda è connesso tramite processi aziendali e le dipendenze di informazioni tra i processi stabiliscono un collegamento tra i livelli di produttività.
3. Procedure e processi obsoleti – Modifiche e flessibilità: modifiche continue e impercettibili provocano l’esecuzione di passaggi e soluzioni ulteriori che è possibile gestire solo quando gli utenti sono in grado di amministrare e migliorare i propri ambienti di lavoro.
4. Scarsi stimoli – Riconoscimento dei risultati: le prestazioni di livello elevato devono essere riconosciute e premiate per motivare ogni individuo a esprimersi al meglio. La scarsità di stimoli e la mancanza di motivazione riducono drasticamente la produttività.
5. Lavoro da rieseguire o di bassa qualità – Risoluzione di problemi: quando si commettono errori, lo sforzo aggiuntivo per risolverli moltiplica da due a tre volte lo sforzo effettivo. Per migliorare la produttività, è essenziale eseguire correttamente il lavoro la prima volta ed evitare di commettere ripetutamente errori.
Sembrano scontati ma se ci pensate bene ogni nostra attività giornaliera è soggetta a questi vincoli che aumentano all’aumentare dell’organizzazione. Ebbene l’adozione di un ambiente SharePoint se utilizzato bene risolve tutti questi problemi ma in particolare la parte Social indirizza subito tre di questi e vi dico come:
Informazioni mancanti o incomplete: le informazioni sono spesso presenti nella rete di persone, colleghi e no che ci siamo creati. Con gli strumenti social questa rete è più facile da creare, estendere e contattare quando abbiamo bisogno di informazioni. ad esempio con il search trovo le persone esperte di una tematica che mi serve per terminare un lavoro o prendere una decisione.
Scarsi Stimoli: esistono stimoli e riconoscimenti nei social network, che vanno al di la della organizzazione aziendale, che gratificano le persone per contributi alla conoscenza collettiva che altrimenti non farebbero. Esempio, perchè dovrei spendere tempo a scrivere un blog? Perchè spesso mi sento dire, mi piace il tuo post e ti seguo, continua così. Se tutto questo è stimolato e valorizzato nelle organizzazioni con strumenti semplici e condivisi, l’intero patrimonio di conoscenza aumenta creando idee nuove e un vantaggio competitivo sui competitor.
Lavoro incompleto o di bassa qualità: la partecipazione ai Social network e l’utilizzo dei feedback addestra le persone a migliorare il modo con cui comunicano e lavorano perchè hanno diversi stimoli dai colleghi. Questo atteggiamento al lavoro abilità il miglioramento e la ricerca della qualità nella collaborazione con i colleghi al fine di ricercare indirettamente gli apprezzamenti.
Gli investimenti in Collaboration e Social computing sono sicuramente una frontiera nuova per la tecnologia nelle aziende ma tutte le esperienze viste finora dimostrano un aumento sensibile della produttività delle persone, velocità de business e conseguente riduzione dei costi complessivi di processo tant’è che tutte le aziende di successo hanno già realizzato reso disponibili queste applicazioni ai propri dipendenti, mentre spesso troviamo aziende che non sono riuscite ad emergere dalle situazioni di crisi anche perchè in passato non avevano investito sulla produttività in modo adeguato.
Silvio Filippi's Blog 